Al mismo tiempo que se hacían las últimas presentaciones íbamos recibiendo propuestas de las anteriores, por lo que simultáneamente se van realizando reuniones conjuntas entre Donostia 2016, el Club Vasco de Camping y Kubidetik con el fin de ir cerrando las etapas. Este cierre supone tanto la fijación definitiva de las actividades culturales como algunas modificaciones de los trayectos para adaptarlos mejor al público y al horario.
Por tanto, los trabajos realizados entre enero y marzo se pueden resumir de la siguiente manera:
- Enero: últimas tres presentaciones del proyecto.
- Reuniones de cierre de etapas en las que se decide cuáles de las propuestas se admiten. Igualmente, en los casos en que no llega ninguna propuesta o no interesan las presentadas se decide qué actividades entre las planteadas inicialmente por Kubidetik o las sugeridas desde Donostia 2016 encajan mejor en la programación.
- Comunicación con los agentes de las actividades seleccionadas para que conozcan la decisión y comenzar a concretar las circunstancias particulares de cada una. En este sentido se mantiene el contacto por vía telefónica, email y reuniones.
- Fijación in situ, en la mayoría de los casos, de los puntos donde se van a realizar las actividades, especialmente si estas son en zonas de montaña, ya que debemos asegurarnos de que coinciden con el trayecto y son accesibles. En la mayoría de los casos la localización se realiza conjuntamente con los propios agentes implicados.
- Reelaboración de los trazados con el sistema Google Earth en base a toda la documentación recogida en las tareas anteriores.
- Temporalización de las etapas tanto en el aspecto de la marcha montañera como de las actividades culturales.
- Planteamiento de variables en función de las circunstancias. Teniendo en cuenta que se trata de actividades al aire libre, sin horarios claramente fijados, la producción de cada etapa presenta dificultades imprevistas. Sin embargo, en el aspecto meteorológico buscamos vías alternativas en caso de que no sea favorable: lugares cubiertos, como frontones, o posibilidad de intercambio de una actividad por otra dentro del programa establecido.
- Puesta en común de toda la información con el fin de hacer los ajustes necesarios, ya que los guías de montaña deben conocer perfectamente tanto la programación de actividades como los lugares y las horas a las que se van a realizar. Podríamos decir que esta tarea es permanente durante todo el proyecto ya que se van haciendo pequeños cambios, por ejemplo, atendiendo a las sugerencias de los guías una vez que han estudiado ellos el recorrido completo.
Al final de este primer trimestre de 2016, y a punto de empezar el proyecto, tenemos un 75% de la programación concretada. Se dejan para más adelante las últimas etapas, las correspondientes a Iparralde y las dos últimas. También queda pendiente la etapa 13, en la que hay que replantearse la programación, en principio por esperar una propuesta de los agentes de la zona (Azpeitia), prometida y nunca concretada, y posteriormente porque tampoco se pudo llevar a cabo nuestra idea inicial.